얼마 전 회사에서 한 가지 곤란한 경험을 했습니다. 팀의 젊은 직원이 중요한 발표 자료라며 파일을 보내왔는데, 확장자가 생소한 ‘.show’였습니다. 저희 집 컴퓨터에는 마이크로소프트 오피스만 설치되어 있어 파일을 열 수가 없었습니다. 결국 그 직원에게 다시 연락해 파워포인트 파일(‘.pptx’)로 변환해서 보내달라고 부탁해야 했습니다. 이처럼 많은 분들이 관공서나 학교, 혹은 다른 회사와 문서를 주고받을 때 한컴오피스의 ‘한쇼’와 마이크로소프트의 ‘파워포인트’ 간 호환성 문제로 당황했던 경험이 있으실 겁니다. 두 프로그램이 과연 호환되는지, 된다면 어느 수준까지 가능한지, 그리고 협업 시 주의할 점은 무엇인지 자세히 알려드리겠습니다. 한쇼 파워포인트 호환 되나?
결론부터: 호환은 되지만 100%는 아닙니다
결론부터 말씀드리면, 한쇼와 파워포인트는 ‘반쪽짜리 호환’이 가능합니다. 일반적으로 한쇼에서는 파워포인트 파일(.ppt, .pptx)을 열고 편집하고 저장하는 것이 가능합니다. 한컴오피스 자체가 MS오피스와의 호환성을 중요하게 생각하고 개발되었기 때문입니다. 하지만 반대로 파워포인트에서는 한쇼의 고유 파일 형식인 .show 파일을 직접 열 수 없습니다. 따라서 한쇼 사용자가 파워포인트 사용자에게 파일을 공유하려면 반드시 파일 형식을 변환해서 저장해야 합니다. 또한, 파일을 열 수 있다고 해서 모든 내용이 완벽하게 그대로 보이는 것은 아닙니다. 문서의 레이아웃이나 글꼴, 특수 효과 등이 깨지는 현상이 발생할 수 있어 주의가 필요합니다.
문서가 깨지는 주된 원인들
한쇼와 파워포인트는 서로 다른 회사에서 만든 별개의 프로그램이기에, 파일을 변환하는 과정에서 일부 서식이 깨지거나 달라져 보일 수 있습니다. 특히 다음과 같은 경우에 문제가 자주 발생합니다.
- 글꼴: 발표 자료에 사용된 특정 글꼴이 내 컴퓨터에 설치되어 있지 않으면, 시스템의 기본 글꼴(예: 맑은 고딕, 굴림)로 대체되어 보입니다. 이 때문에 글자 크기나 줄 바꿈이 달라져 전체적인 레이아웃이 틀어질 수 있습니다.
- 개체 및 레이아웃: 삽입된 도형, 이미지, 표 등의 위치가 미세하게 바뀌거나 크기가 달라지는 경우가 흔합니다. 특히 복잡한 도형이나 스마트아트(SmartArt) 기능을 사용했을 때 깨짐 현상이 더 자주 발생합니다.
- 애니메이션 및 전환 효과: 두 프로그램이 제공하는 애니메이션과 화면 전환 효과가 서로 다르기 때문에, 한쪽에서 적용한 화려한 효과가 다른 프로그램에서는 적용되지 않거나 단순한 효과로 대체될 수 있습니다.
따라서 중요한 발표나 인쇄를 앞두고 있다면, 파일을 변환한 후에 반드시 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 꼼꼼하게 확인하며 수정하는 과정이 필요합니다.
가장 안전하게 파일을 주고받는 방법
협업하는 상대방과 내가 서로 다른 프로그램을 사용한다면 가장 좋은 방법은 처음부터 파일 형식을 하나로 통일하는 것입니다. 만약 내가 한쇼 사용자라면 문서를 저장할 때 ‘다른 이름으로 저장하기’를 선택하여 파일 형식을 ‘파워포인트 문서(*.pptx)’로 지정해 저장하는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 파워포인트 사용자 누구나 문제없이 파일을 열어볼 수 있습니다. 반대로 내가 파워포인트 사용자라면, 한쇼 사용자에게 파일을 요청할 때 처음부터 .pptx 형식으로 저장해서 보내달라고 명확하게 요청하는 것이 좋습니다. 만약 .show 파일을 받았다면 파일을 보내준 사람에게 변환을 요청하거나, 한컴오피스 뷰어와 같은 프로그램을 설치하여 내용을 확인하고 다른 형식으로 저장하는 방법을 시도해 볼 수 있습니다.
확장자만 변경하는 방법도 있습니다
매번 ‘다른 이름으로 저장하기’가 번거롭다면, 더 간단한 방법도 있습니다. 한쇼 2010 버전 이후의 .show 파일은 파워포인트의 .pptx와 같은 OpenXML 형식을 기반으로 만들어졌기 때문에, 파일의 확장자만 .show에서 .pptx로 직접 변경해도 파워포인트에서 열리는 경우가 많습니다. 예를 들어 ‘발표자료.show’ 파일의 이름을 ‘발표자료.pptx’로 바꾸는 것입니다. 이 방법은 매우 빠르고 편리하지만, 복잡한 서식이 포함된 문서의 경우 깨질 가능성이 여전히 존재하므로 파일을 열어본 후 반드시 내용을 다시 한번 확인해야 합니다.